В конце этапов обеспечения чёткого представления и организации ваш раздел «Входящие» должен оказаться пустым. Все элементы должны быть перенесены в соответствующие проекты или в рабочий документ, чтобы при следующем входе в раздел «Входящие» вы видели только новые задачи. Напротив, вам придётся часто просматривать свои задачи и при необходимости менять приоритеты.
Аллен в своей книге упоминает, что для удобного поиска и структурирования информации лучше использовать папки, таким образом, все документы, относящиеся к одному проекту, будут находиться в одном месте. Даже если к проекту относится всего один документ, его всё равно лучше положить в папку, так как могут появиться и новые документы по этой теме. Любая организационная система бесполезна, если в ней слишком много времени тратится на организацию задач вместо физического их выполнения.
Списки действий и напоминания будут мало полезны, если не делать обзор по крайней мере ежедневно, или настолько часто, насколько это возможно. Учитывая время, энергию и ресурсы, доступные в данный момент, нужно найти самую важную задачу, которая может быть сделана немедленно, и сделать её. Если Вы имеете привычку откладывать свои дела, всё закончится тем, что Вы будете делать простые задачи и избегать трудных. Во время еженедельного обзора человек анализирует контексты задач и раскладывает их по соответствующим спискам. Примерами группирования аналогичных задач является составление списка необходимых телефонных звонков или списка поручений, которые нужно выполнить в Центре. Правила формирования контекстных списков могут быть определены наличием инструмента или присутствием персоны\группы, с которыми нужно что-то обсудить или ознакомить.
Записывайте Новые Задачи Сразу Же
- Одним из ключевых принципов метода GTD является фиксирование информации сразу после того, как она поступает в мозг.
- Эти задачи предполагают ясное, конкретное действие, которое вы можете выполнить при следующей возможности (например, «Написать Роману про бюджет корпоратива»).
- В соответствии с этим предсказанием, позднее произошёл «виртуальный взрыв» GTD — к апрелю 2008 г.
- Если же вы работаете в команде, можно попробовать платформу управления работой, чтобы не только фиксировать и отслеживать собственную работу, но также организовывать работу коллектива и управлять ею.
Если новые задачи более приоритетны, чем старые, понимание относительного приоритета каждой задачи поможет вам планировать работу и менять приоритеты по мере необходимости. Используйте систему, позволяющую легко собирать и фиксировать информацию. Одним из ключевых принципов метода GTD является фиксирование информации сразу после того, как она поступает в мозг. При необходимости в качестве дополнительного контекста можно добавлять документы, информацию об участниках проекта, сроки выполнения и ключевые сведения.
Принимайте решения о требуемых действиях тогда, когда появляется дело — а не тогда, когда оно требует аварийного завершения. Организуйте по соответствующим категориям записи-напоминания о своих проектах и запланированным действиям по ним. Поддерживайте эту систему, пополняйте её и делайте её пересмотр так часто, чтобы в дальнейшем доверять даже своему интуитивному выбору действия (или не действия).
Как утверждает Дэвид Аллен, если такую систему сделать простой для совершения необходимых действий, то человек будет менее склонен их откладывать или «перегружаться» слишком большим количеством «разомкнутых циклов». Asana — это система управления работой, позволяющая организовывать задачи так, чтобы каждый участник вашего коллектива знал, что и как делать и почему это важно. Самый лучший способ фиксировать все элементы из категории «разное» — вместо классической бумажной системы использовать виртуальную. Несомненно, очень приятно вычёркивать завершённые задачи из списка дел на бумаге, но это самый плохой способ вести учёт дел. В действительности списки дел на бумаге плохо организованы, в них могут быть ошибки, их легко потерять, и они малоэффективны. Вам нужен инструмент, позволяющий собирать и организовывать информацию на персональном, проектном и программном уровнях.
GTD облегчает этот процесс, основываясь на хранении, отслеживании и использовании подробной информации, связанной с выполняемой задачей. Следовательно, информация о «следующих конкретных действиях», контекстно связанных с данным моментом и местом, может послужить внешней поддержкой, которая гарантирует, что мы сделаем себе правильные напоминания в нужное время. Поскольку GTD основано на ведении дополнительных записей, его можно рассматривать как реализацию научных теорий distributed cognition (распределенное познание) и prolonged thoughts (расширенный разум). После сбора и фиксирования всей информации необходимо обеспечить её чёткое представление. На этом этапе вы преобразуете собранную информацию в конкретные задачи, заметки со всеми сведениями и полноценный контекст. Этапы, обозначенные как «Чёткое представление» и «Организация», идут рука об руку, ведь по мере того, как вы обеспечиваете чёткое представление информации, вы также организуете работу в соответствующем проекте.
Даже единственный листок бумаги, если он нужен для справочной информации, должен получить свою собственную папку, если имеющиеся папки для него не подходят. Аллен предлагает одномерную, организованную в алфавитном порядке, систему хранения документов для того, чтобы быстро и просто восстанавливать необходимую информацию. На этапе под названием «Исполнение» вы выполняете большую часть работы, организованной по методу GTD. Вы освободили голову от лишней информации и организовали всё, что нужно сделать. В основе метода GTD или метода приведения дел в порядок лежит утверждение о том, что чем больше информации нам приходится контролировать, тем ниже наша продуктивность и способность сосредотачиваться на главном. Метод GTD предполагает, что вместо того, чтобы уповать только лишь на свой мозг, лучше хранить https://deveducation.com/ все рабочие данные во внешнем организованном источнике достоверной информации.
Не забывайте, что одной из целей является построение простой и эффективной системы. Записи в разных местах требуют постоянного переключения контекста, что в итоге всё только усложняет. Начните с каких-либо незакрытых вопросов, с чего-то, что вам нужно будет сделать в будущем. Это могут быть личные дела, рабочие задачи, обязательства или любые другие вещи, которые вам хотелось бы рано или поздно сделать. Фиксируйте все, что приходит вам в голову, – задачи, события, идеи, рекомендации книг – храните это не в голове, а во внешней системе как в папке «Входящие».
Справочные Материалы
В разделе «Мои задачи» можно создавать дополнительные разделы для организации высокоприоритетной работы, которую необходимо выполнить прямо сегодня, на текущей неделе или в долгосрочной перспективе. Они помогут вам организовать и систематизировать предстоящую работу с помощью такого внешнего инструмента, как Asana, и вам больше не придётся постоянно держать в голове информацию о стоящих перед gtd система вами задачах. Затем, когда вся работа будет организована по методу GTD, можно будет смело приступать к её выполнению. Каких-либо строгих правил или инструкций относительно того, что и когда нужно делать, не существует. Если вам нужны такие правила, то в сочетании с методом GTD можно использовать какие-нибудь другие методы управления временем, например метод помидора. Прежде чем организовывать работу, сначала необходимо зафиксировать её где-то, чтобы не держать в голове.
Чтобы не хранить всю информацию о проекте в голове, можно применить метод GTD с пятиэтапной системой фиксирования и организации дел во внешнем источнике, таком как инструмент управления работой. Ваш мозг не создан для хранения большого количества организованной информации, а вот инструменты управления работой предназначены именно для этого. Преобразование этой информации в практические задачи позволяет настроиться на долгосрочный успех.
Эти инструментальные средства в настоящее время варьируют от простых менеджеров списков до многопользовательских веб-служб, бесплатных и коммерческих, для всех популярных платформ и устройств. Большая часть этого программного обеспечения автоматизирует или улучшает процессы сбора, обработки, организации, обзора и действий. А дела должны быть зафиксированы в списках следующих Язык программирования действий, а не в календаре. Метод приведения дел в порядок — это простой и гибкий метод, позволяющий снизить нагрузку на мозг и выполнять работу более эффективно.